Pengertian Surat
Sekretaris
Surat
sekretaris adalah surat-surat rutin yang terdapat dalam suatu organisasi;
niaga, sosial, dan pemerintah. Peran sekretaris dalam kegiatan surat menyurat
sebagai pengonsep surat yang harus ditandatangani oleh
pimpinan. Namun sekretaris juga
punya wewenang untuk
menandatangani surat-surat jenis tertentu yang tidak perlu
ditandatangani oleh pimpinan. Jadi seorang sekretaris akan menangani
surat-surat intern ketatausahaan seperti:
1. Surat Undangan
a. Pengertian Surat Undangan
Surat Undangan adalah
surat pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk
berpartisipasi dalam suatu
acara tertentu di
tempat dan waktu
yang telah ditentukan. Surat
undangan sering digunakan untuk
beberapa tujuan, misalnya undangan rapat,
undangan peresmian gedung
baru, dan undangan
pembukaan usaha baru.
b. Tatacara Menulis Surat
Undangan
Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis
adalah sebagai berikut:
a. Perlu menggunakan
kepala surat (kop
surat), baik sudah
dicetak maupun yang diketik.
b. Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya.
c. Perlu mencantumkan perihal
surat.
d. Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan.
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan
kegiatan.
f. Surat undangan
dinas harus ditandatangani oleh
pejabat yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.
c. Menulis Surat Undangan di
Kartu
Surat undangan dapat
ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai
ukuran) atau dengan
menggunakan kartu. Untuk membuat
undangan dengan menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi
mungkin dengan menggunakan
tulisan dan gaya bahasa yang
baik dan menarik. Dapat juga
diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan
warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata.
d. Menyampaikan Surat Undangan
Surat undangan biasanya
disampaikan sebelum acara dilaksanakan. Lazimnya tiga hari atau seminggu
sebelum acara dimulai.
Maksudnya agar mereka
yang diundang dapat mempersiapkan diri
dan dapat mengambil
keputusan dengan pertimbangan
baik, apakah mereka dapat atau tidak memenuhi undangan tersebut.
Surat undangan dapat
disampaikan melalui pos
atau diantarkan langsung
oleh petugas khusus. Hal ini
bergantung pada letak jarak antara pengirim undangan.
2.
Surat Ucapan
Pada dasarnya
surat ucapan, baik
ucapan selamat, permintaan
maaf, maupun ucapan
turut berduka cita, sama
dengan penulisan surat-surat
yang telah dijelaskan
sebelumnya. Yang berbeda hanyalah isi surat. Surat ucapan
dapat ditulis atau
dicetak pada kertas biasa
atau pada selembar
kartu. Surat ucapan dapat dibuat
atas nama suatu badan atau atas nama pribadi. Surat ucapan atas nama
pribadi tentunya tidak
menggunakan kepala surat. Tulislah surat
ucapan dengan bahasa yang menarik dan takzim.
3.
Surat Referensi
Surat referensi
adalah surat yang
isinya menyatakan hal-hal
atau fakta yang
menyangkut suatu badan usaha
atau instansi. Surat
referensi ini dibuat
oleh suatu badan
atau instansi atas permintaan
suatu badan atau instansi lain yang memerlukannya. Dalam suatu perjanjian jual beli secara kredit, surat referensi
sangat diperlukan. Gunanya adalah
untuk membantu kreditur
agar memperoleh gambaran
atau informasi mengenai keadaan calon pembeli, misalnya
mengenai sikap tanggung jawab terhadap utang piutang. Sama halnya dengan
surat-surat yang lain, surat referensi
juga memiliki isi dengan bagian-bagian
surat yang lengkap.
Isi surat referensi
harus disusun sebaik
mungkin agar menimbulkan kesan
sopan dan baik dan memuat informasi yang sesuai dengan fakta yang ada.
4. Memo dan Nota
Adalah surat
yang dipergunakan untuk
keperluan intern kantor/organisasi, pada
umumnya tidak mencantumkan identitas kantor secara lengkap.
5.
Surat Pemberitahuan, Pengumuman, dan Edaran
a. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah
surat yang berisi
pemberitahuan kepada semua
anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau
instansi.
Jenis-jenis surat pemberitahuan:
1. Pemberitahuan nomor telepon
2. Pindah alamat
3. Pembukaan kantor cabang baru
4. Perubahan harga
5. Perubahan rekening nasabah bank
6. Penaikan dan penyusutan suku
bunga bank
7. Pemberitahuan posisi saham
Bagi suatu organisasi, surat
pemberitahuan dapat dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern.
Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam
:
a. Pemberitahuan yang isinya
merupakan inisiatif pengiriman surat.
b. Pemberitahuan yang
isinya merupakan jawaban
atas balasan surat
yang telah diterima sebelumnya
oleh pengirim berita.
Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut:
1. Pembukaan, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan
masalah pokok surat.
2. Isi, yaitu rincian,
uraian, keterangan, atau
penjelasan dari masalah
pokok yang diberitahukan.
3. Penutup, yaitu berisi
harapan agar pihak
yang dituju memaklumi
hal yang disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya
atas pemberitahuan yang diterimanya.
b.
Surat Pengumuman
Surat Pengumuman
adalah surat yang
berisi pengumuman mengenai
sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh
anggota/warga suatu unit.
Bagian-bagian surat
pengumuman adalah sebagai berikut:
1. Bagian kepala
surat memuat nama
dan alamat yang
memberikan pengumuman, petunjuk,
pengumuman, nomor pengumuman dan perihal pengumuman.
2. Bagian isi
memuat isi pengumuman
3. Bagian kaki
memuat tanggal dan bulan pengumuman nama, dan jabata penanggungjawab yang memberikan pengumuman.
Perbedaan surat
pengumuman dan surat pemberitahuan terletak pada pemilihan bentuk, cara
penyampaian, kelengkapan notasinya serta sifat suratnya. Surat pemberitahuan
pada umumnya:
1. Menggunakan
bentuk perihal, sedangkan pengumuman menggunakan sistem judul.
2. Pemberitahuan langsung
kepada orang yang
dituju, sedangkan pengumuman
umumnya disampaikan dengan
cara menempel pada
papan pengumuman atau memasangnya sebagai iklan disurat kabar.
3. Ada beberapa
surat pemberitahuan yang mencantumkan notasi tembusan, sedangkan dalam
pengumuman tidak.
4. Ada beberapa
pemberitahuan yang isinya
rahasia sedangkan pengumuman
tidak rahasia.
c.
Surat Edaran
Surat edaran
adalah jenis surat
dinas yang berisi
penjelasan atau petunjuk
tentang cara pelaksanaan suatu
ketentuan atau peraturan
dari pejabat tertentu
kepada bawahan atau karyawan. Bentuk surat edaran dapat
dibedakan menjadi 2 macam :
1. Surat edaran umum
2. Surat edaran khusus
Format Surat Edaran:
Bagian-bagian Surat Edaran:
1. Kepala
surat : berisi
nama dan alamat
instansi yang bersangkutan,
petunjuk surat edaran, nomor, dan
perihal.
2. Isi surat edaran
3. Kaki surat :
berisi tanggl dibuatnya surat edaran, bagian yang mengeluarkan edaran, Nomor
Induk Pegawai
contoh: surat
undangan rapat
Contoh : Surat Ucapan Terima Kasih
Contoh : Surat Referensi
contoh : Memo dan Nota
Contoh : Surat Pemberitahuan
Contoh surat pengumuman
Contoh : Surat Edaran
Tidak ada komentar:
Posting Komentar