1. Laporan
a. Pengertian
Laporan adalah
penyampaian informasi dari
petugas atau pejabat
kepada petugas atau pejabat-pejabat yang lain. Laporan bisa
berbentuk lisan, tulisan, visual dan audiovisual. Isi laporan
adalah hasil penelitian,
pengamatan, pengalaman, percobaan,
dan lain-lain yang ditunjang
adanya data dan fakta.
b. Fungsi
1. Sumber informasi bagi pejabat
untuk pengawasan atau pengambilan keputusan.
2. Untuk mempertanggungjawabkan
tugas kepada atasan atau pemberi tugas.
c. Jenis Laporan
1. Dari Isinya:
- Laporan informatif
- Laporan rekomendasi
- Laporan Analitis
- Laporan pertanggungjawaban
- Laporan kelayakan
2. Dari Bentuknya:
- Laporan berbentuk memo
- Laporan berbentuk surat
- Laporan berbentuk naskah
d. Sistematika Laporan berbentuk
naskah
Hal-hal yang harus ada :
1. Pendahuluan
2. Isi Laporan
3. Uraian/analisis
4. Penutup/saran
Untuk keperluan
yang sangat formal
laporan dilengkapi dengan
ikhtisar/abstrak, apendiks dan bibliografi.
e. Kerangka Laporan
Ada dua cara menyusun nomor kode kerangka
1. Sistem campuran huruf dan
angka
2. Sistem angka dengan tambahan
huruf
Contoh 5 a.
Contoh 5 b.
2. Notulen
a.
Pengertian
Notulen adalah
catatan atau garis
besar isi pembicaraan
atau jalannya rapat
atau pertemuan formal.
b. Pokok Masalah yang harus dicatat
- nama rapat
- nama organisasi / unit
organisasi
- tanggal rapat
- tempat
- waktu rapat
- peserta rapat
- pimpinan rapat
- ringkasan jalannya rapat
- keputusan rapat
- catatan khusus (bila ada)
- notulen ditutup dengan:
1) nama dan tanda tangan orang yang
bertanggungjawab atas notulen
2) nama dan tanda tangan pimpinan rapat
c. Syarat untuk menjadi Notulis
- Tahu pola penulisan notulen
- Menguasai pokok pembicaraan
- Menguasai struktur karangan: bahasa, kalimat,
alinea
- Menyimak pembicaraan, menulis/mengetik dengan
cepat
- Teliti, cermat menangkap ide dan menulis
kembali
d.
Cara Meringkas
- Membaca naskah atau menyimak uraian lisan
penulis/pembicara
- Menyeleksi dan mencatat pokok pikiran atau
gagasan utama pembicara
- Menuliskan inti pikiran pembaca
- Memeriksa
dan membandingkan ringkasan
dengan aslinya (bila
ada pembicaraan direkam)
3. Proposal
a. Pengertian
Proposal adalah suatu
saran atau permintaan
kepada seseorang atau
lembaga untuk melakukan suatu
pekerjaan bisa terjadi proposal
itu sama sekali
tidak dimaksudkan untuk
dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul itu tersebut, tetapi
dengan harapan bahwa orang
atau lembaga itu
dapat melakukan apa
yang diharapkan oleh proposal tersebut.
b. Jenis Proposal berdasarkan
isinya:
- Penelitian
- Pengembangan
- Perencanaan
- Pemasaran
c. Syarat proposal yang baik:
Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama:
- Bagian Pendahuluan
- Isi Proposal
- Bagian Penutup
d. Bagian Pendahuluan berisi:
Surat pengantar atau memorandum pengantar
- Halaman judul
- Ikhtisar atau abstrak
- Daftar Isi
- Penegasan Permintaan
e.
Isi Proposal
Isi dan rincian
proposal tidak harus
seragam, tetapi disesuaikan
dengan jenis, tujuan,kepentingan dan
situasi yang dihadapi. Berikut ini
beberapa topik yang
bisa dipilih sesuai tujuan,
situasi dan kondisi :
- Masalah
- Tujuan
- Latar Belakang
- Luas Lingkup
- Metodologi
- Fasilitas
- Personalia
- Keuntungan dan Kerugian
- Lama waktu
- Biaya
- Tahap-tahap laporan
f. Bagian Penutup
Sama seperti pada
laporan dan tulisan
formal bagian ini
berisi bahan kepustakaan, lampiran, gambar, tabel dan
berbagai hal yang diperlukan dalam proposal itu.
Contoh: Surat Perkenalan dengan lampiran
Proposal
