Pada dasarnya
bentuk surat dibedakan
dua bentuk saja.
Bentuk-bentuk surat yang
lain merupakan variasi dari
bentuk surat tersebut.
Kedua bentuk surat
tersebut adalah bentuk
lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
1. Penggolongan
dan Pembagian Surat
a. Berdasar kepentingan isi surat:
Ø
Surat
pribadi: formal dan non formal
Ø
Surat
dinas: surat keterangan,
surat jalan, surat
kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya.
Ø
Surat
niaga: surat perkenalan,
surat permintaan penawaran,
surat pesanan dan
balasannya, surat pengiriman
pesanan, surat tagihan,
surat klaim, surat-surat
ketatausahaan, dan sebagainya.
b.
Berdasar wujud fisik
surat: surat bersampul,
surat tanpa sampul,
kartu pos, faksimili,
e-mail.
c.
Berdasar cara pengiriman:
surat kilat khusus,
kilat, pengiriman biasa,
surat-surat elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat
rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e.
Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
f.
Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.
2. Bentuk
Tataletak Surat
Bentuk tataletaknya:
lurus penuh, lurus,
setengah lurus, alinea
menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat
dalam bahasa Indonesia
secara garis besar
dikelompokkan sebagai berikut:
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk surat seperti ini adalah bentuk
surat yang paling mudah.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Pada umumnya bentuk semacam ini banyak
digunakan di perusahaan.
c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
d. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang
alamat tujuannya singkat.
e. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk semacam ini biasanya banyak
digunakan oleh instansi pemerintah.
f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph
Style)
g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
3. Bagian-bagian
Surat
(1) :
kepala surat
(2) : tanggal, bulan, tahun surat
(3) : nomor surat
(4) : lampiran
(5) : hal atau perihal
(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7) : salam pembuka
(8a) : alenia pembuka
(8b) : isi surat
(8c) : alenia penutup
(9) : salam penutup
(10) : tanda tangan penanggungjawab surat
(11) : nama penanggungjawab surat
(12) : jabatan penanggungjawab surat
(13) : tembusan
(14) : inisial
4. Bagan Bentuk
Surat
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
a.
Bentuk Lurus (Block Style)
b.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
c.
Bentuk lekuk (Indented Style)
d.
Bentuk Resmi (Official Style)
e.
Bentuk Alenia Menggantung (Hanging Paragraph)
f.
Bentuk Resmi Gaya Baru
5. Fungsi Bagian Surat
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah
mengetahui nama dan
alamat kantor/organisasi atau
keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim
surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang
menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila
ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi
atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala
surat untuk swasta
dibuat bebas sesuai
dengan citra pemilik
perusahaan,
tetapi untuk
dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
2.
Tanggal Surat
Apabila sudah
ada kepala surat,
maka menuliskan tanggal
tidak perlu didahului
oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara
lengkap.
Contoh:
28 Februari
2006
29 Juni 2006
3. Nomor Surat
Setiap surat
resmi yang keluar
hendaknya diberi nomor,
yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat
dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai
arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan
hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana
surat diperlukan
d. Memudahkan
petugas kearsipan dalam
menggolongkan
(mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu
periode tertentu
Contoh nomor surat
4.
Lampiran
Surat yang
melampirkan sesuatu misalnya
kuitansi atau fotokopi,
dalam bagian surat perlu
dituliskan kata “lampiran”, yang
diikuti jumlah yang dilampirkan.
Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.
Untuk surat bisnis ada 2 cara:
a. di bawah nomor
b. atau di kiri bawah
5. Hal atau perihal
Sebaiknya pada
setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu
dicantumkan pokok atau
inti dari surat
tersebut. Pada surat
dinas pemerintah, penulisan kata
“Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal,
dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
Penulisan
perihal ada 3 cara yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah
penulisan selesai alamat dalam
c. Setelah salam pembuka
6. Alamat yang
dituju
Dalam menulis
alamat surat, alamat
luar (di amplop
surat) harus sama
dengan alamat dalam (alamat yang
dituju).
Ada dua cara
penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun
apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat atau gelar
akademis yang ada
pada penerima surat,
di depan nama
si tertuju tidak perlu didahului
sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos
menyarankan agar dalam
menuliskan alamat pada
sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos
agar memudahkan penyampaian surat.
Contoh menulis alamat:
a. Alamat yang
ditujukan kepada perorangan
Contoh:
Yth. Sdr.
Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend.
Suprapto No. 96
Bandar
Lampung 35157
b. Alamat yang ditujukan kepada
nama jabatannya
Contoh:
Yth. Direktur
PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek
Raya No. 307
Jakarta 13465
c. Alamat yang ditujukan kepada
nama instansi/perusahaan
Contoh:
Kepada
PT
Pembangunan Jaya
Jln. Rasuna
Said Kav. 13
Jakarta 12540
d. Alamat yang
ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Contoh:
Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Propinsi Lampung
Jln. Wolter Monginsidi No. 11
Bandar Lampung
e.
Penulisan alamat dari
pejabat pemerintah kepada
direktur perusahaan swasta tidak
perlu menggunakan sebutan apapun
Contoh:
Yth.
Direktur Utama PT Andalas
Jln.
Soekarno Hatta 397
Bandar
Lampung 35672
f. Penulisan alamat dengan
menggunakan u.p.
Contoh:
Yth. Direksi
Bank Central Asia
u.p. Ibu Ani
Suwarsi, S.E., M.B.A
Direktur
Perkreditan
Plaza BCA,
Lt. XXI
Jln.
Cassablanca 121
Jakarta 12103
g. Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan
Contoh:
Yth. Pemilik
Po. Box 405/Jkt
Jakarta 12005
atau
Kepada
Po. Box.
405/Jkt
Jakarta 12005
7.
Salam Pembuka
“Salam
pembuka” atau salutasi
merupakan tanda hormat
penulis sebelum memulai
pembicaraan. Namun untuk
surat resmi/dinas pemerintah
lazimnya tidak perlu diberi
salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim
digunakan ialah kata-kata:
Dengan
hormat,
Saudara ……..
yang terhormat,
Bapak ………
yang terhormat,
Salam
pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum
biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:
Assalamualaikum
Wr.Wb.
Salam hormat,
8. Isi Surat
(tubuh surat)
Isi surat atau
juga disebut tubuh
surat terdiri atas
alinea pembuka, isi
surat dan alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar
ke isi surat
yang sesungguhnya guna
menarik perhatian pembaca kepada
pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh
alinea pembuka pada
surat yang bersifat
pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, atau laporan:
1. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan …..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan ….
5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa
…..
6. Perkenankanlah kami melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Orang sering
mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini”
dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya
dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh
alinea pembuka pada surat balasan :
1.
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal
…… No. ...
2. Membahas
surat Saudara tanggal….. No. ...
3. Memenuhi
permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
4.
Memperhatikan surat Saudara tanggal ...
No. ...
5. Surat Saudara
tanggal .... No. .... telah
kami terima dengan
baik. Sehubungan
dengan itu ……
b.
Isi Surat
Isi atau
pokok surat yang
sesungguhnya memuat sesuatu
yang
diberitahukan,dilaporkan,
ditanyakan, diminta atau
hal-hal lain yang
disampaikan pengirim kepada penerima
surat. Untuk menghindarkan salah
tafsir dan demi
efisiensi, isi surat
hendaknya singkat,jelas, tepat
dan hormat. Hindari
penulisan kalimat yang
panjang dan bertele-tele.
Kalimat dalam
surat itu haruslah
memenuhi kaidah bahasa
Indonesia yang baku. Misalnya jangan
sampai ada kalimat
yang tanpa subyek,
atau hanya terdiri
dari keterangan tempat saja (baca
syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan
dan berfungsi sebagai
kunci atau penegasan
isi surat. Dalam alinea
penutup biasanya mengandung
harapan pengirim surat
atau ucapanterima kasih kepada
penerima surat dan pembicaraan telah selesai.
Contoh:
1. Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Kami
berharap kerjasama kita
membuahkan hasil baik
dan berkembang terus,
terima kasih.
3. Sambil
menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan
terima kasih.
4. Demikian
laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan
kami atas terkabulnya
permohonan ini dan
untuk itu kami ucapkan terima kasih.
9. Isi
surat (tubuh surat)
Fungsi
salam penutup ialah
untuk menunjukkan rasa
hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
a. Hormat kami,
b.
Salam kami,
c. Wassalam,
Pada surat
dinas pemerintah tidak
dicantumkan salam penutup
melainkan cukup disebutkan nama
jabatan atau kantornya,
kemudian mencantumkan nama
terang di bawah tandatangan. Dewasa ini
di bawah nama
terang dituliskan pula
Nomor Induk Pegawai (NIP).
Contoh:
Kepala Biro
Kepegawaian
Mahatir
Muhammad
NIP. 160081022
10/11. Tandatangan dan Nama Terang
Penanggung Jawab Surat
Surat yang
ditandatangani oleh pejabat
yang berhak atau
oleh orang lain
atas nama pejabat yang
berwenang adalah sah.
Sebaliknya surat yangg
ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak
berlaku. Di bawah nama
terang, untuk surat
resmi/dinas pemerintah selalu
dicantumkan NIP. Gunanya untuk
mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.
12. Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat
niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan
jabatan dari penanggungjawab tersebut.
Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain
untuk mengetahui dari
bagian mana surat
itu dikeluarkan, juga
untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
13. Tembusan
Tembusan (c.c.
= carbon copy;) surat
atau tindasan dikirimkan
ke beberapa instansinatau pihak lain yang ada kaitannya
dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung
2. Gubernur Lampung
3. Walikota Bandar Lampung
4. Arsip
14.
Inisial
Inisial atau
singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan
pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula
pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah
mengurusnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar